Zastanawiasz się, czy Twoja firma musi zlecać badanie sprawozdania finansowego? Ostatnie zmiany w przepisach sporo tu namieszały, więc warto być na bieżąco, żeby uniknąć poważnych konsekwencji. Wszystko opiera się na Ustawie o rachunkowości, a samą weryfikację przeprowadza niezależny biegły rewident.
Najczęściej o tym, czy masz taki obowiązek, decydują trzy wskaźniki: suma bilansowa, przychody netto i średnioroczne zatrudnienie. Wystarczy, że spełnisz dwa z nich. Przyjrzymy się dokładnie, jakie progi obowiązują teraz, kto musi badać sprawozdanie bezwarunkowo i co grozi za niedopilnowanie terminów. Szczególnie dokładnie omówimy rewolucyjne zmiany, które czekają nas przy sprawozdaniach sporządzanych od 2025 roku.
Kogo dotyczy obowiązkowe badanie sprawozdania finansowego?
Obowiązek badania sprawozdania może wynikać z dwóch powodów: albo Twoja firma jest po prostu duża i przekroczyła określone limity w poprzednim roku, albo działa w specyficznej branży, która ma taki wymóg narzucony z góry przez przepisy. Czasem więc skala działalności nie ma znaczenia.
Jednostki zobowiązane ze względu na przekroczenie limitów
Badanie sprawozdania ze względu na wielkość firmy dotyczy głównie spółek kapitałowych (z o.o., akcyjnych), ale też niektórych osobowych – na przykład komandytowych czy nawet jawnych, jeśli prowadzą pełną księgowość. Kluczowa jest tu zasada „dwa z trzech”. Co to oznacza? Twoja firma musi poddać sprawozdanie badaniu, jeśli w roku poprzedzającym spełniła co najmniej dwa z trzech warunków dotyczących sumy bilansowej, przychodów netto lub zatrudnienia. To najczęstszy powód, dla którego pojawia się ten obowiązek, dlatego tak ważne jest, aby zarząd na bieżąco monitorował te wskaźniki.
Podmioty zobowiązane bezwarunkowo – niezależnie od limitów
Są też firmy, które muszą badać swoje sprawozdania co roku, bez żadnych wyjątków. Niezależnie od tego, ile zarabiają czy zatrudniają, obowiązek ten nakłada na nie Ustawa o rachunkowości lub inne przepisy branżowe. Chodzi o podmioty, których działalność ma szczególne znaczenie dla gospodarki i bezpieczeństwa obrotu, więc ich dane finansowe muszą być maksymalnie wiarygodne.
Kto należy do tej grupy? Między innymi:
- grupy kapitałowe sporządzające skonsolidowane sprawozdania finansowe,
- banki, oddziały instytucji kredytowych i banków zagranicznych,
- zakłady ubezpieczeń i reasekuracji,
- spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (SKOK-i),
- wszystkie spółki akcyjne (z wyjątkiem tych w organizacji),
- jednostki działające na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi i funduszach inwestycyjnych,
- krajowe instytucje płatnicze i instytucje pieniądza elektronicznego.
Jakie są limity do badania sprawozdania finansowego i jak zmienią się w 2025 roku?
Przejdźmy do konkretów, czyli do liczb. Limity, które decydują o obowiązku badania, niedługo mocno się zmienią. To ważna informacja, bo sprawozdania za 2024 rok rozliczamy jeszcze po staremu, ale już od 2025 roku wchodzą w grę nowe, wyższe progi. Ta zmiana ma odciążyć mniejsze firmy.
„Podniesienie progów to naturalna odpowiedź na inflację i zmieniające się realia gospodarcze. Dla wielu mniejszych i średnich firm to szansa na zdjęcie z siebie kosztownego obowiązku i przekierowanie tych pieniędzy na rozwój. To krok w dobrą stronę – w stronę odbiurokratyzowania biznesu”.
Porównanie limitów do badania sprawozdania
| Kryterium | Limit dla sprawozdania za 2024 r. (dane z 2023 r.) | Nowy limit od 2025 r. (dane z 2024 r.) |
|---|---|---|
| Suma bilansowa | 2 500 000 euro | 3 125 000 euro |
| Przychody netto | 5 000 000 euro | 6 250 000 euro |
| Średnioroczne zatrudnienie | 50 osób | 50 osób (bez zmian) |
Pamiętaj, że wartości w euro przelicza się na złotówki po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na ostatni dzień roku, którego dotyczą dane (czyli dla oceny obowiązku za 2024 rok bierzemy kurs z 31 grudnia 2023 roku).
Dzięki nowelizacji Ustawy o rachunkowości wiele firm, które do tej pory podlegały obowiązkowemu badaniu, może zostać z niego zwolnionych. Dlatego już teraz warto dokładnie przeanalizować swoje dane za 2024 rok pod kątem nowych regulacji.
Jak prawidłowo obliczyć kryteria do badania sprawozdania finansowego?
Błędne obliczenie wskaźników może sprawić, że przeoczysz obowiązek badania, a to narazi Twoją firmę na spore kłopoty. Dlatego upewnij się, że poprawnie ustalasz każdą z trzech wartości za poprzedni rok obrotowy.
Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty
Jak to policzyć? Sumujesz stany zatrudnienia na koniec każdego miesiąca i dzielisz przez dwanaście, nawet jeśli Twoja firma działała krócej. Ważne jest, aby przeliczyć wszystkich na pełne etaty (FTE) – ktoś na pół etatu to dla Ciebie 0,5, a na ćwierć – 0,25. Wyniku nie zaokrąglasz.
Suma bilansowa (aktywa)
Tu sprawa jest prosta. Bierzesz kwotę z pozycji „Aktywa razem” w bilansie za rok poprzedzający ten, którego dotyczy badanie. Bez żadnych dodatkowych obliczeń czy interpretacji – to po prostu suma majątku trwałego i obrotowego Twojej firmy.
Przychody netto
Liczymy tu sumę przychodów ze sprzedaży (towarów, produktów) i operacji finansowych. Pamiętaj, aby od tej kwoty odjąć wszelkie rabaty, upusty i podatki bezpośrednio związane z obrotem, jak VAT czy akcyza. Interesuje nas kwota „na czysto”. Co ważne, nie wliczasz tu innych przychodów, na przykład ze sprzedaży środków trwałych. Skupiasz się wyłącznie na tym, co jest efektem głównej działalności firmy.
Jakie są konsekwencje braku obowiązkowego badania sprawozdania finansowego?
A co, jeśli zignorujesz ten obowiązek? Niestety, konsekwencje są poważne i dotykają nie tylko firmę, ale też osobiście jej zarząd. Ustawodawca traktuje to bardzo surowo.
„Brak badania sprawozdania to nie tylko ryzyko grzywny. To także nieważność uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku. W praktyce oznacza to paraliż – nie można na przykład wypłacić dywidendy. Taki prawny impas trwa, dopóki zaniedbanie nie zostanie naprawione”.
Odpowiedzialność karna i finansowa zarządu
Kierownik jednostki – czyli najczęściej zarząd – ponosi osobistą odpowiedzialność za niedopilnowanie obowiązku. Zgodnie z art. 79 pkt 4 Ustawy o rachunkowości grozi za to grzywna, a nawet kara ograniczenia wolności. To jedno z najpoważniejszych ryzyk dla osób zarządzających firmą, ponieważ konsekwencje dotykają ich bezpośrednio.
Postępowanie przymuszające i kary dla spółki
Jeśli nie złożysz w KRS sprawozdania razem z wymaganą opinią biegłego, sąd rejestrowy wezwie spółkę do uzupełnienia dokumentów w ciągu 7 dni. Jeśli tego nie zrobisz, nałoży na firmę grzywnę, którą może ponawiać aż do skutku. Dodatkowo sprawą mogą zainteresować się organy podatkowe, które potraktują to jako wykroczenie skarbowe i nałożą kolejne kary. Koszt zaniedbania może wielokrotnie przewyższyć cenę samego badania.
Problemy z zatwierdzeniem sprawozdania i podziałem zysku
Brak opinii biegłego ma też bezpośrednie skutki biznesowe. Wyobraź sobie sytuację: uchwała wspólników o zatwierdzeniu sprawozdania jest z mocy prawa nieważna. W efekcie nie możecie legalnie zatwierdzić podziału zysku ani pokrycia straty. Spółka nie może wypłacić dywidendy, co prowadzi do paraliżu decyzyjnego i niepotrzebnych konfliktów. Aby wszystko odblokować, trzeba nadrobić zaległości, czyli przeprowadzić badanie i ponownie zatwierdzić sprawozdanie.
Co teraz? Sprawdź swoje obowiązki na nowo
Zmiana limitów od 2025 roku to świetna wiadomość dla wielu firm, które do tej pory co roku musiały płacić za audyt. To doskonała okazja, żeby zoptymalizować koszty administracyjne. Aby jednak z niej skorzystać, musisz dokładnie zweryfikować dane finansowe za 2024 rok w kontekście nowych, wyższych progów. Przeanalizuj swoją sumę bilansową, przychody netto i średnie zatrudnienie, żeby mieć pewność co do obowiązków na kolejny rok. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, nie zgaduj. Porozmawiaj z zaufanym biurem rachunkowym albo biegłym rewidentem. To najlepszy sposób, żeby uniknąć kosztownych pomyłek i spać spokojnie.