Znalezienie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) niemieckiej firmy jest istotne podczas prowadzenia współpracy handlowej, rozliczeń podatkowych lub weryfikacji kontrahentów na rynku zagranicznym.
Co to jest niemiecki NIP i jak wygląda?
NIP w Niemczech określany jest jako USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) czyli numer identyfikacji podatkowej VAT nadawany przez niemiecki urząd skarbowy dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych. Charakterystyczną cechą niemieckiego NIP-u jest jego format: składa się z prefiksu „DE” oraz dziewięciu cyfr, np.: DE123456789.
Metoda 1 – Weryfikacja niemieckiego NIP online
Najprostszym sposobem, aby szybko zweryfikować i znaleźć NIP niemieckiej firmy, jest skorzystanie z dedykowanych stron internetowych:
- System VIES – oficjalny serwis Komisji Europejskiej do weryfikacji aktywnych numerów VAT w całej Unii Europejskiej. Dostępny jest pod adresem: ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Wystarczy podać kraj członkowski (Niemcy) oraz znany Państwu numer VAT firmy, aby sprawdzić, czy jest on aktywny i poprawny.
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) – centralny niemiecki urząd podatkowy prowadzący rejestr numerów USt-IdNr. Można złożyć elektroniczny wniosek o potwierdzenie autentyczności numeru na stronie: bzst.de.
Metoda 2 – Wyszukiwarki danych o niemieckich firmach
Jeśli numer NIP niemieckiej firmy nie jest Państwu znany, ale posiadają Państwo nazwę lub adres, warto skorzystać z wyspecjalizowanych wyszukiwarek gospodarczych i baz danych:
- Handelsregister – niemiecki rejestr handlowy, w którym znajdują się dane wszystkich firm działających legalnie w Niemczech. Rejestr dostępny jest online poprzez portal: handelsregister.de. Wyszukiwanie jest bezpłatne, choć pobranie pełnych danych wymaga drobnej opłaty.
- Unternehmensregister – federalny rejestr niemieckich przedsiębiorstw. Zawiera szczegółowe informacje dotyczące struktury, zarządu oraz numeru VAT niemieckiej firmy. Dostęp pod adresem: unternehmensregister.de.
Metoda 3 – Bezpośredni kontakt z niemiecką firmą
Jednym z pewniejszych sposobów pozyskania numeru NIP niemieckiej firmy jest bezpośredni kontakt. Większość firm w Niemczech chętnie udostępnia takie dane swoim partnerom handlowym. Numer USt-IdNr. często jest także zamieszczany na fakturach VAT, oficjalnych stronach internetowych firm (w zakładce Impressum) oraz na dokumentach handlowych oraz ofertach współpracy. W razie wątpliwości warto zwrócić się do działu księgowego danej firmy, który udzieli wszelkich niezbędnych informacji.
Metoda 4 – Konsultacja z izbami handlowymi i biurami gospodarczymi
Dodatkowym rozwiązaniem jest kontakt z niemieckimi izbami gospodarczymi lub polsko-niemieckimi izbami handlowymi, np. AHK Polska (Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa). Izby te dysponują bazami firm niemieckich i mogą pomóc w ustaleniu numerów NIP, szczególnie gdy chodzi o dużych kontrahentów lub przedsiębiorstwa należące do izby.
Dlaczego ważna jest poprawna weryfikacja niemieckiego NIP?
Znajomość poprawnego numeru USt-IdNr. niemieckiego partnera biznesowego chroni Państwa przed ryzykiem nieprawidłowego rozliczenia podatku VAT, nieuczciwymi praktykami gospodarczymi oraz kłopotami w kontaktach z urzędami skarbowymi podczas kontroli podatkowych. Sprawdzenie autentyczności numeru NIP powinno stać się stałym elementem procesu weryfikacji kontrahenta z Niemiec przed rozpoczęciem współpracy.
Co zrobić w przypadku błędnego numeru NIP?
Jeżeli odkryją Państwo, że niemiecki numer NIP, który Państwo posiadają jest nieprawidłowy lub nieaktywny, konieczne jest natychmiastowe wyjaśnienie sytuacji. W takiej sytuacji należy skontaktować się z firmą i poprosić o pisemne wyjaśnienie, przeprowadzić dodatkową weryfikację w niemieckim urzędzie skarbowym (BZSt), a w razie uzasadnionych podejrzeń, że firma dopuszcza się nadużyć, zgłosić sprawę do odpowiednich organów kontrolnych.